各有关单位：
我校2016年“中央高校改善基本办学条件”专项经费（以下称专项经费）已经教育部批复，为规范学校物资设备采购行为，确保专项经费执行进度符合教育部要求，提高专项经费使用效益，现将有关事项通知如下：
一、总体要求
专项经费的执行和使用应严格按照国家相关要求执行。专项经费购置物资设备（包括设备、家具、软件等）需纳入学校统一采购管理。各专项经费项目建设单位（以下称建设单位）负责项目前期调研、论证和采购计划申报等工作。国有资产与实验室管理处（以下称国资处）作为学校物资设备购置归口管理单位，负责采购计划的汇总和执行工作。
二、工作步骤
1.项目调研
建设单位依据教育部批复的专项经费情况并结合学校建设实际，充分开展项目调研、设备选型等工作，于3月10日前明确具体采购计划。
2.项目申报
3月15日前，建设单位填写《中国石油大学（华东）设备请购单》，经财务处审核、国资处备案后完成专项经费购置项目的请购工作。
同时，建设单位填写《中国石油大学（华东）项目可行性论证报告》，其中单价在人民币10万元以上的设备需填写《中国石油大学（华东）大型精密仪器设备可行性论证报告》随同请购单一起报送国资处。
3.项目汇报
国资处于3月中下旬组织完成所有专项经费购置项目实施汇报协调会，将主要就采购计划的科学性、合理性、可行性进行讨论并确定具体采购方式。建设单位应提前准备好汇报材料，可采用PPT或纸质材料汇报等方式。
4.项目采购
学校将依据国家相关法律法规及学校相关规定完成专项经费购置项目的采购工作，主要采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价等方式。
鉴于专项经费执行的特殊性，学校定于6月30日前完成所有采购工作。如有特殊原因无法按期完成的，建设单位须提交书面说明材料报学校研究批准且最迟不得晚于9月30日完成。
5.项目验收
专项经费购置项目全部完成后，建设单位需填写《中国石油大学（华东）项目验收报告》提请学校组织项目验收工作。项目中的各类物资设备到货安装调试后，建设单位需按规定尽快办理验收手续，其中单价在人民币10万元以上的设备由学校组织验收，其他设备由建设单位组织相关人员进行验收。验收过程中建设单位需认真核对物资设备生产厂家、规格型号、数量、技术参数等与合同约定是否一致。
10月31日前，学校完成全部验收工作。
6.项目报账
设备验收通过后，建设单位凭购货发票登录资产申报系统申报固定资产并到国资处办理资产报账手续。
11月30日前，学校将完成专项经费的报账支付工作。
三、相关要求
1.各建设单位要高度重视此次专项经费购置项目的执行工作，严格按照教育部执行进度要求执行。建设单位应指定专人负责项目实施工作。通知中的时间节点均为最终时间，如购置计划已调研充分、考虑成熟，建设单位可随时与国资处联系启动执行工作。
2.建设单位要科学合理制定购置计划并严格按计划执行。物资设备购置需从实际需要出发充分考虑购置的必要性、选型的合理性，不能盲目追求高精尖、高档次。同时要考虑设备安置地点、安装环境等执行条件是否具备，项目应在执行条件完备的情况下进行。项目预算制定要合理可靠，防止虚报、少报、漏报，以免增加采购工作的难度，降低采购效率，超过预算项目将无法执行。
3.建设单位在申购进口设备时需充分考虑多方面因素，如有需求须尽早启动执行工作。进口设备在采购时手续繁多、办理周期长，应充分考虑对项目进度的影响。同时在做预算时需充分考虑外币汇率变化、外贸代理费等多种因素。
国有资产与实验室管理处
2016年1月25日